De letterlijke vertaling van het Engelse woord payroll is "loonlijst". Maar de term payroll staat binnen het bedrijfsleven eerder bekend voor het uitbesteden van de salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap van medewerkers. Maar wat houdt dit precies in en waarom kiezen bedrijven voor payroll? In dit artikel gaan we uitgebreid in op wat payroll betekent, wie er gebruik van maken en waarom en wat de voordelen en nadelen zijn van payroll. Dit artikel geeft meer inzicht in dit complexe maar belangrijke begrip in de wereld van werk en werkgeverschap.
Wat is payroll?
Payroll verwijst naar het proces van salarisadministratie. Het omvat het berekenen en uitbetalen van salarissen, inclusief de belastinginhoudingen, de sociale premies en eventuele andere vergoedingen of inhoudingen. Payroll kan worden uitgevoerd door de werkgever zelf of worden uitbesteed aan een gespecialiseerd payrollbedrijf.
Wanneer een bedrijf gebruikmaakt van een payrollbedrijf, worden de juridische en administratieve verantwoordelijkheden met betrekking tot personeel overgedragen aan het payrollbedrijf. In dit geval komen de werknemers juridisch gezien in dienst van het payrollbedrijf, terwijl ze operationeel voor de oorspronkelijke werkgever blijven werken. Dit wordt ook wel externe salarisadministratie of payrolling genoemd.
Verschil payroll en uitzenden
Payroll (of payrolling) betekent eigenlijk dat je als werkgever zelf de selectie van personeel doet, zelf werft en ook zelf begeleidt. Echter de risico’s en juridische verplichtingen van het werkgeverschap worden bij payroll uitbesteedt aan een payrollbedrijf. Dit houdt in dat personeel bij een payrollbedrijf onder contract staat en dat dit payrollbedrijf alle administratieve, financiële en juridische zaken rondom de medewerkers regelt.
Aan de andere kant hebben we dan "uitzenden", wat verschilt van payrolling, omdat het een vorm van dienstverlening is waarbij juist het uitzendbureau medewerkers (personeel) ter beschikking stelt aan een bedrijf. Het uitzendbureau is dan dus formeel gezien de werkgever. Als bedrijf dat gebruik maakt van dit personeel heb je dagelijks de leiding en je stuurt zelf de werknemers aan. Het uitzendbureau doet de werving en selectie en alle administratieve handelingen en ziekterisico’s liggen ook bij het uitzendbureau.
Wab wet gevolgen payroll en uitzenden
In het verleden waren payrollen en uitzenden juridisch gezien gelijk aan elkaar. Sinds januari 2020 is dit tot een eind gekomen. Sindsdien vallen beide niet meer onder de wettelijke definitie van de ‘uitzendovereenkomst’. Dit heeft er voor gezorgd dat bij payrolling de flexibele regels van het uitzenden niet meer gelden. De wet die deze verandering veroorzaakt heeft heet de Wab (wet arbeid in balans). Bijzondere regels m.b.t. uitzenden zijn enkel nog maar bedoeld voor partijen die de ‘allocatiefunctie’ vervullen. Partijen met een allocatiefunctie brengen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar. Bij payrollbedrijven is daar geen sprake van, daarom is sinds 1-1-20 de flexibiliteit van uitzenden niet meer van kracht voor payrollovereenkomsten. Werknemers die o.b.v. payroll werken, hebben nu exact dezelfde rechtsposities en arbeidsvoorwaarden als medewerkers die in dienst zijn van de opdrachtgever.
Allocatiefunctie
Payroll heeft als kenmerk dat de payrollwerkgever geen ‘allocatiefunctie’ (bij elkaar brengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt) mag hebben vervuld. Van het vervullen van een allocatiefunctie is sprake, als de werkgever een actieve rol heeft gespeeld bij het bij elkaar brengen van vraag en aanbod van (tijdelijke) arbeid. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een eigen werving en selectie doen door bijvoorbeeld;
- Plaatsing van een vacature
- Benaderen van potentiële kandidaten
- Actief benaderen van inleners
Wie maken gebruik van payroll?
Veel soorten bedrijven maken gebruik van payroll. Niet zozeer een bepaald type bedrijf, maar echt van kleine startups tot grote multinationals. Ook non-profitorganisaties en overheidsinstanties maken er gebruik van. Specifieke bedrijven die vaak kiezen voor payroll zijn:
1. Startups en kleine bedrijven
Startups hebben vaak beperkte middelen en geen uitgebreide HR-afdeling. Payrollbedrijven kunnen deze ondernemingen ontzorgen door de salarisadministratie en juridische verplichtingen over te nemen.
2. Seizoensgebonden bedrijven
Bedrijven met piekperiodes, zoals in de horeca of de agrarische sector, hebben vaak te maken met veel tijdelijke krachten. Payrolling kan hier een uitkomst bieden, omdat het de administratie van wisselende arbeidscontracten vereenvoudigt.
3. Uitzend- en detacheringsbureaus
Deze bedrijven maken vaak gebruik van payrollbedrijven om de administratieve last van hun flexibele arbeidspopulatie te verminderen.
4. Gemeenten en overheidsinstellingen
Voor tijdelijke of projectmatige functies kan payroll helpen om de complexiteit van het werkgeverschap te reduceren.
Voordelen payroll
Het gebruik van payroll kan aanzienlijke voordelen bieden, zowel voor werkgevers als werknemers. Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen op een rij:
1. Administratieve belasting verminderen
Payrollbedrijven nemen de volledige salarisadministratie over, inclusief belastingaangiften, pensioenafdrachten en andere juridische verplichtingen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
2. Risicobeheersing
Werkgevers dragen de juridische verantwoordelijkheid over aan het payrollbedrijf. Dit betekent dat het payrollbedrijf aansprakelijk is voor arbeidsrechtelijke risico's, zoals ziekteverzuim en ontslagprocedures.
3. Flexibiliteit in personeelsbeheer
Payroll maakt het eenvoudiger om werknemers in te schakelen voor kortlopende projecten of seizoenswerk zonder dat de werkgever vastzit aan langdurige arbeidscontracten.
4. Expertise en compliance
Payrollbedrijven zijn gespecialiseerd in arbeidsrecht en sociale wetgeving. Hierdoor zijn werkgevers verzekerd van een correcte uitvoering van alle wettelijke verplichtingen.
5. Kostenbesparing
Voor kleinere organisaties kan payrolling voordeliger zijn dan het opzetten van een interne HR-afdeling. Bovendien worden verborgen kosten, zoals boetes door administratieve fouten, voorkomen.
Nadelen payroll
Hoewel payroll veel voordelen biedt, zijn er ook nadelen en potentiële valkuilen waar werkgevers rekening mee moeten houden:
1. Kosten
Payrollbedrijven rekenen een vergoeding voor hun diensten, vaak een percentage van het bruto loon van de werknemers. Voor sommige bedrijven kunnen deze kosten hoger uitvallen dan de kosten van interne salarisadministratie.
2. Beperkte controle
Doordat de werknemers juridisch in dienst zijn van het payrollbedrijf, heeft de oorspronkelijke werkgever minder directe controle over bepaalde administratieve en juridische zaken.
3. Risico op misverstanden
Werknemers kunnen het verwarrend vinden dat ze juridisch gezien in dienst zijn bij een ander bedrijf dan waarvoor ze daadwerkelijk werken. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en arbeidsvoorwaarden.
4. Afhankelijkheid van derden
Het uitbesteden van een cruciaal proces zoals salarisadministratie brengt een afhankelijkheid met zich mee. Problemen bij het payrollbedrijf, zoals administratieve fouten of faillissement, kunnen gevolgen hebben voor de werknemers.
Juridische aspecten van payroll
Payrollbedrijven zijn gebonden aan strikte regelgeving. Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in Nederland in 2020 zijn de regels voor payroll aangescherpt. Deze wet verplicht payrollbedrijven om werknemers dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie te bieden als werknemers die direct in dienst zijn bij de opdrachtgever. Dit betekent dat payrollmedewerkers recht hebben op gelijke beloning, pensioenaanspraken en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Daarnaast moeten payrollbedrijven beschikken over een registratie bij het Handelsregister en voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om de privacy van werknemers te waarborgen.
Payroll en technologie
Met de opkomst van digitalisering spelen technologie en software een steeds belangrijkere rol in payroll. Moderne payrollsystemen maken gebruik van cloudtechnologie, waardoor processen zoals loonberekening en belastingaangifte efficiënter en foutloos verlopen. Bovendien bieden sommige payrollbedrijven geïntegreerde platforms waarop werkgevers en werknemers toegang hebben tot salarisstroken, vakantiesaldi en andere HR-informatie.
Voor wie is payroll een goede keuze?
Payroll is een uitstekende oplossing voor bedrijven die:
- Beperkte tijd en middelen hebben om salarisadministratie en personeelsbeheer zelf uit te voeren.
- Veel werken met tijdelijke of flexibele krachten.
- Zeker willen zijn van juridische naleving en correcte administratie.
- De operationele focus op hun kernactiviteiten willen behouden.
Daarentegen is payroll minder geschikt voor bedrijven die:
- Grote interne HR-afdelingen hebben die deze taken al goed uitvoeren.
- De kosten van payroll als te hoog ervaren.
- Volledige controle over alle aspecten van personeelsbeheer willen behouden.
Conclusie
Payroll is een waardevol instrument voor werkgevers die behoefte hebben aan efficiëntie, flexibiliteit en risicobeheersing in hun personeelsbeheer. Het uitbesteden van salarisadministratie en juridische verantwoordelijkheden aan een payrollbedrijf biedt veel voordelen, maar er zijn ook nadelen waar werkgevers rekening mee moeten houden. Door zorgvuldig te overwegen of payroll past bij de specifieke behoeften en doelstellingen van de organisatie, kan deze vorm van personeelsbeheer een strategische meerwaarde bieden. Met de juiste partner en duidelijke afspraken kan payroll niet alleen administratieve lasten verlichten, maar ook bijdragen aan een soepel en goed personeelsbeleid.
Heb je na het lezen van deze payroll informatie nog vragen en/of opmerkingen? Laat het ons dan weten door gebruik te maken van onderstaand contactformulier.